تُعرَّف الكتابة على أنها من طُرق التواصل البشري، وهي عِبارة عن مجموعة من الأحرُف والكلمات المُترابِطة اصطلاحاً لتكوين معنى مُحدد، وهي طريقة لمتثيل اللُغة أكثر من أن تكون طريقة لتمثيل الفِكر بشكل مُباشر.
تُعتبر الرسالة عِبارة عن خِطاب أو مُحادثة مكتوبة بين طرفين أو أكثر، وقد كانت كِتابة الرسائل فَنَّاً مُهِماً قبل ظهور التكنولوجيا الحديثة، إذ كانت الوسيلة الوحيدة للتواصل بين الأفراد، من خلال كتابة الرسالة أو طباعتها على الورق، ثم إرسالها إلى الشخص المُراد توجيه هذه الرِّسالة إليه عن طريق البريد أو عن طريق مركز البريد بعد وضعها داخل مُغلَّف أو ظَرف، ومع تطوّر التكنولوجيا أصبحت رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصيَّة وغيرها من الأساليب التكنولوجية الحديثة هي الطريقة الأساسية للتواصل مما غيَّر في طريقة كتابة الرسائل، إلا أنه ما زال من الضروري كتابة الرسائل في العديد من مجالات التواصل الحياتية، مثل رسالة التغطية الخاصة بوظيفة ما (بالإنجليزية: cover letter) أو خطاب قبول الجامعة (بالإنجليزية: college acceptance letter) أو الرسائل التي يرسلها البنك للعملاء، ويُمكن ذكر أهم أنواع الرسائل من خلال ما يلي:
في الوقت الحالي يتم استبدال الرسائل الرسميَّة التقليدية عبر البريد بالبريد الإلكتروني، إلَّا أنَّه يتم كتابة الرسائل الرسمية الإلكترونية بنفس نمط وشكل الرسائل الرسمية القديمة، مثل كتابة رسائل إلكترونية خاصة بالأنشطة التجارية، أو عند تقديم خِطاب رسمي بهدف الحصول على معلومة، أو التقدُّم لبرنامج أكاديمي، أو وظيفة، أو كتابة خطاب شكوى، أو حتَّى للتعبير عن الرأي بطريقة واضحة وفعَّالة، لذلك يجب التركيز على الأمور التالية عند كتابة رسالة رسمية:
من الجدير بالذِّكر أن العنصر الأكثر أهمية لمعرفة طريقة كتابة الرسالة الرسمية هو معرفة تقديم الأفكار بطريقة صحيحة، عن طريق تنسيق هذه الرسالة بالشِّكل الصحيح، ويُمكن اتباع النصائح التالية لمعرفة التنسيق الصحيح للرسائل الرسمية: